Fluch oder Segen?

Auf Grund gesetzlicher Anforderungen müssen alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden. E-Mails mit geschäftlichen Inhalten unterliegen exakt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe. Steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails müssen bis zu zehn Jahre lang revisionssicher archiviert werden. Darüberhinaus sind E-Mails unternehmenskritische Informationsträger, die vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden müssen. Ein Ausfall kann für manches Unternehmen geschäftskritisch werden. Um der Überlastung von E-Mail-Servern vorzubeugen, müssen diese Daten in ein Archiv überführt werden.

Doch was genau muß wie archiviert werden, und wie bringt man unternehmerische Ziele und Regelüberwachung (Compliance) bezahlbar unter einen Hut? Da sich die angebotenen Lösungen in funktionaler Hinsicht stark unterscheiden, ist es sinnvoll die exakten Anforderungen zu klären:

Über die Email-Archivierung hinaus stellt sich die Frage nach einem arbeits- und kostenoptimalen, sicheren Dokumenten-Workflow. Denn auch die sichere Archivierung weiterer digitaler Dokumente ist häufig ein ungelöstes Problem. Eine Archivlösung über alle Medien hinweg führt neben der Compliance auch zu Verbesserungen in den Abläufen, durch welche die Investition auch unternehmerisch sinnvoll wird.

Begreifen Sie diese Anforderungen als Chance, mehr Transparenz und Effizienz in das eigene Unternehmen zu bringen. Wir beraten Sie gern.

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